Das 1×1 des Projektmanagements

Gutes Projektmanagement sorgt nicht nur für eine höhere Effektivität in jeder Hinsicht, sondern kommt auch den Projektteilnehmern entgegen. Schließlich lassen sich so Ressourcen – und Zeitengpässe verringern. Projektmanagement dient der Vermeidung von Chaos und dem frühzeitigen Erkennen möglicher Schwierigkeiten. Es passiert leider viel zu oft, dass in der Schlussphase eines Projektes Probleme auftauchen, die eigentlich schon am Anfang hätten geklärt werden müssen. Dabei hilft das Projektmanagement unabhängig von der Projektgröße. In diesem Artikel geht es um die absoluten Basics, die bei jedem Projekt hilfreich sind, egal ob es um das Wechseln der Autoreifen oder den Bau eines Produktionsstandortes geht.

Die Projektphasen und der Problemlösungszyklus

Grundsätzlich lässt sich jedes Projekt in die gleichen Phasen einteilen. Am Anfang steht ein Problem, das durch das anstehende Projekt gelöst werden soll. Dieses Problem muss klar definiert werden, um zu einer vollständigen Analyse der Ist-Situation zu gelangen, aus der wiederum die Soll-Konzeption erfolgt. Im Rahmen der Soll-Konzeption werden anschließend Ziele formuliert. Die Ziele müssen SMART formuliert sein. (Was das im Detail bedeutet, erfahren Sie in diesem Artikel.) Anschließend folgt in mehreren Schritten die Projektplanung, dabei geht man vom Groben ins Detail. Schließlich kommt es zur Realisierung, Einführung und Nutzung. Die ersten beiden Phasen entsprechen gleichzeitig den ersten beiden Schritten bzw. Fragen des Problemlösungszyklus, der am Anfang eines jeden Projektes steht.

1. Was ist das Problem bzw. die Herausforderung? (Situationsanalyse)
2. Was soll erreicht werden? (Zielformulierung)
3. Welche Lösungen und Alternativen sind möglich?
4. Welche Lösungen sind sinnvoll?
5. Wie soll die gewählte Lösung durchgesetzt werden? (Wer? Was? Bis wann? Mit welchen Mitteln?)

Die Fragen erscheinen außerordentlich simpel, helfen allerdings effektiv dabei, die Gedanken zum Projekt zu sortieren und gleichzeitig nichts außer Acht zu lassen. Am Ende jeder oben erwähnten Phase steht ein Meilenstein, was uns zum Kern des allg. anwendbaren Projektmanagements bringt.

Meilensteine als Quintessenz des Projektmanagements

Meilensteine sind terminierte Zwischenziele, die im Laufe des Projektes erreicht werden sollten. Allerdings sind sie mehr als das – und hier liegt auch der Hase im Pfeffer. Denn genau dieses oft vernachlässigte „Mehr“ macht die Meilensteine so wertvoll. Jeder Meilenstein beinhaltet einen bewertenden Blick auf die zurückliegende Phase. Man schaut sich also die Ergebnisse der Phase an und betrachtet sie im Kontext des gesamten Projektes. Am Schluss der Bewertung steht eine Entscheidung an: Können wir in die nächste Phase übergehen? Müssen wir die Phase noch einmal überarbeiten, wiederholen oder gar eine Phase zurückspringen? Oder müssen wir gar das gesamte Projekt abbrechen? Ohne diese Fragen ist eine Meilensteinplanung so gut wie sinnlos, denn nur anhand dieser Fragen lassen sich mögliche Probleme frühzeitig erkennen. Zudem haben auch zunächst übersehene Probleme die Chance erkannt zu werden und zwar vor Schlussphase des Projektes. Letztendlich geht es um eine zyklische, nüchterne Betrachtung des Projektablaufs – so simpel und doch so effiektiv. Für Optimismus ist an dieser Stelle übrigens kein Platz. Viel zu oft müssen zum Abschluss eines Projektes noch grundlegende Dinge – aufgrund vorheriger Fehleinschätzungen oder zu optimistischer Planung – geändert oder korrigiert werden.

Ausblick

In den nächsten Artikeln werde ich mich mit den Details der Projektplanung auseinandersetzen: Terminierung, Kapazitätsplanung, Aufwandeinschätzung inkl. Kosten und Personalplanung. Außerdem kommt später noch der verhaltenstheoretische Aspekt hinzu: Wer ist der richtige Projektleiter, welche gruppendynamischen Effekte gibt es im Team und wie geht man mit Demotivation und Widerständen um? Und schließlich muss noch der große Bogen zum Multi-Projekt-Management geschlagen werden. Der Dezember steht also ganz im Sinne des modernen Projektmanagements.