Interim Management: Was macht ein Interim Manager?

Interim Management – ein Begriff, der für effektive Überbrückung von Führungslücken und den gezielten Einsatz spezialisierten Know-hows in Unternehmen steht. Wie aber kann dieses betriebswirtschaftliche Instrument Unternehmen dazu verhelfen, Managementengpässe nicht nur zu bewältigen, sondern auch in Chancen für Wachstum und Innovation zu verwandeln? Dieser Leitfaden enthüllt das Potenzial des Interim-Managements und zeigt auf, wie es als Schlüssel für kurzfristige und flexible Lösungen fungiert.

Definition: Was ist Interim Management

Interim Management bezeichnet den prozessualen Einsatz von externen Führungskräften in Unternehmen, die für eine begrenzte Zeitspanne strategische, operative oder projektbezogene Aufgaben übernehmen. Diese temporären Manager nutzen ihre umfangreiche Erfahrung, um in Phasen des Wandels, der Transition oder bei spezifischen Herausforderungen Führung und Fachexpertise zu bieten und somit zur Erreichung von Unternehmenszielen beizutragen.

Wozu werden wir Interim Manager gebraucht?

Interim Manager werden von B2B-Kunden für eine Vielfalt an Situationen und mit klar definierten Zielsetzungen rekrutiert. Sie sind insbesondere in solchen Phasen gefragt, in denen Unternehmen agil und schnell auf Veränderungen reagieren müssen oder spezifische Expertise benötigen, die intern nicht verfügbar ist. Dies geschieht nach Studienlage immer häufiger. Sieben typische Mandate für einen Interim-Manager sind:

• Führungsvakanz-Überbrückung
  • Anlässe: Plötzliche Vakanzen in Schlüsselpositionen durch Krankheit, Kündigung oder organisatorische Veränderungen (siehe auch Interim-CEO oder Interim-Personalleiter).
  • Ziele: Kontinuität und Stabilität in der Unternehmensführung sichern, während die Suche nach einer dauerhaften Besetzung läuft.
• Management von Wachstum und Expansion
  • Anlässe: Phasen der Expansion, Internationalisierung oder Marktentwicklung.
  • Ziele: Erfahrene Führungskräfte einzusetzen, die Wachstumspläne umsetzen und neue Märkte erschließen.
• Change Management und Transformation
  • Anlässe: Restrukturierungen, Turnaround-Situationen, Unternehmensfusionen oder -akquisitionen (siehe z. B. Change Management Methoden oder Change Kommunikation).
  • Ziele: Prozesse der Veränderung professionell steuern, um die Organisation auf einen neuen Kurs zu bringen und die Mitarbeitenden durch den Wandel zu führen.
• Projektbezogene Einsätze
  • Anlässe: Spezielle Projekte, die entweder außerhalb der Kompetenzbereiche des bestehenden Managements liegen oder zusätzliche Kapazitäten erfordern.
  • Ziele: Sicherstellen, dass Projekte mit der nötigen Expertise und Fokussierung umgesetzt werden und festgelegte Meilensteine erreicht werden.
• Einführung neuer Technologien
  • Anlässe: Digitalisierungsprojekte, Implementierung neuer IT-Systeme oder Technologie-Upgrades (siehe z. B. HR-Transformation oder Unternehmensberatung für Digitalisierung).
  • Ziele: Gewährleisten, dass die Umsetzung technischer Projekte effizient und störungsfrei abläuft und den technologischen Fortschritt im Unternehmen vorantreibt.
• Krisenmanagement
  • Anlässe: Operative oder finanzielle Krisen, Imageprobleme oder unvorhergesehene Ereignisse, die schnelles Handeln erfordern.
  • Ziele: Stabilisierung der Situation, Entwicklung und Umsetzung von kurzfristigen Recovery-Plänen und Sicherung der langfristigen Unternehmenszukunft.
• Know-How Transfer und Training
  • Anlässe: Bedarf an spezifischen Fachkenntnissen und Best Practices, die im Unternehmen nicht vorhanden sind.
  • Ziele: Aufbau von internen Kompetenzen durch Training und Know-How Transfer, was die Mitarbeiterentwicklung und Prozessoptimierung unterstützt.

Aufgaben, Rollen und Verantwortlichkeiten eines Interim Managers

Interim Manager übernehmen in Unternehmen Aufgaben, die aufgrund ihrer strategischen, operativen oder projektbezogenen Natur zeitkritisch oder von einer spezifischen Expertise abhängig sind. Ihre Tätigkeiten lassen sich in zwei Kategorien gliedern. Zunächst sind da die Aufgaben, die unmittelbar mit Führung, Steuerung und Veränderung verbunden sind (Kernaufgaben). Dann gibt es solche Aufgaben, die weitere spezifische Unternehmensziele unterstützen.

Kernaufgaben im Interim Management

1. Führungsaufgaben: Temporäre Übernahme von Leitungspositionen, wie Geschäftsführung, Bereichsleitung oder Projektleitung. Interim Manager füllen diese Führungsrollen aus und tragen die Verantwortung für die Mitarbeiterführung sowie für strategische und operative Entscheidungen.
2. Projektmanagement: Planung, Durchführung und Steuerung von Projekten. Dies umfasst die Koordination beteiligter Teams, das Management von Ressourcen und das Risikomanagement bis zum erfolgreichen Projektabschluss.
3. Change Management und Transformation: Entwicklung und Implementierung von Veränderungsprozessen zur Anpassung an Marktveränderungen, Technologie, Organisationsstruktur oder Unternehmenskultur.
4. Sanierung und Restrukturierung: Durchführung von Maßnahmen zur Stabilisierung in Krisensituationen, was finanzielle Konsolidierung, operative Neuausrichtung und strategisches Turnaround Management beinhalten kann.
5. Nachfolgeplanung und Übergangsführung: Absicherung der Kontinuität bei geplanten oder unvorhergesehenen Wechseln, bis eine dauerhafte Führungslösung gefunden ist.

Weitere Aufgaben im Interim Management:

1. Prozessoptimierung: Analyse und Verbesserung von Geschäftsprozessen zur Effizienzsteigerung und Kostenreduktion.
2. Wissens- und Kompetenztransfer: Teilung von Expertenwissen und branchenspezifischen Erfahrungen zur Stärkung interner Kompetenzen.
3. Integration von Neugeschäften: Unterstützung bei Fusionen und Akquisitionen, einschließlich der Harmonisierung von Prozessen und Systemen sowie der Unternehmenskulturen.
4. Compliance und Risikomanagement: Sicherstellung der Einhaltung gesetzlicher und regulatorischer Anforderungen, Entwicklung und Implementierung von Risikomanagementstrategien.
5. Markteintrittsstrategien und Expansion: Unterstützung bei der Planung und Umsetzung von Wachstumsstrategien, wie dem Einstieg in neue Märkte oder Produktlinien.

Erforderliche Kompetenzen und Erfahrungen eines Interim Managers

Abgeleitet von den Fragen, wozu das Interim Management gebraucht wird und was die Aufgaben eines Interim Managers sind, lassen sich die für diese temporäre, oft fordernde Tätigkeit einige grundsätzlich erforderlichen Kompetenzen und Qualifikationen herausarbeiten.

Strategische Expertise

• Branchenkenntnis: Ausgezeichnete Kenntnis des entsprechenden Marktes und Verständnis für die aktuellen und zukünftigen Herausforderungen der Branche.
• Betriebswirtschaftliches Wissen: Umfassendes Verständnis unternehmerischer Prozesse und die Fähigkeit, diese zu analysieren und zu optimieren.
• Strategische Planung: Das Talent, langfristige Pläne zu entwickeln und zugleich flexible Anpassungen an die sich ändernden Marktgegebenheiten vorzunehmen.

Führungsqualitäten

• Führungserfahrung: Nachweisbar erfolgreiche Führung von Teams, Abteilungen oder ganzen Unternehmen. Fähigkeit, Verantwortung zu übernehmen und Mitarbeiter zielführend zu leiten.
• Entscheidungsfähigkeit: Schnelle Entscheidungsfindung, auch in unklaren oder Drucksituationen, mit einem klaren Sinn für die Ausrichtung des Unternehmens.
• Konfliktlösung: Geschick im Umgang mit zwischenmenschlichen oder organisatorischen Konflikten und bei der Herbeiführung von Konsens.

Operative Skills

• Ergebnisorientierung: Klare Fokussierung auf die Lieferung greifbarer Ergebnisse und die Fähigkeit, diese genau zu messen und zu berichten.
• Projektmanagement-Fähigkeiten: Solide Kenntnisse in den Bereichen Projektplanung, -steuerung und -kontrolle, um Projekte effizient und effektiv zum Erfolg zu führen.
• Change Management: Fachwissen im Bereich Veränderungsmanagement, einschließlich Strategien zur Bewältigung des menschlichen Aspekts von Veränderungen innerhalb eines Unternehmens.

Soziale Kompetenzen

• Kommunikationsstärke: Exzellente verbale und schriftliche Kommunikationsfähigkeiten. Ein Interim Manager muss in der Lage sein, komplexe Inhalte verständlich und überzeugend zu vermitteln.
• Netzwerken: Ein umfangreiches professionelles Netzwerk kann für das Erreichen der Unternehmensziele von großem Nutzen sein.
• Anpassungsfähigkeit: Die Fähigkeit, sich schnell an die Unternehmenskultur und an wechselnde Teams anzupassen, ist für einen professionellen Interim-Manager unerlässlich.

Persönliche Attribute

• Integrität und Vertrauenswürdigkeit: Da Interim Manager oft schnell in vertrauliche und entscheidungskritische Rollen eingebunden werden, ist es entscheidend, dass sie von unbestrittener Integrität sind.
• Belastbarkeit: Sie müssen fähig sein, unter Druck zu arbeiten, um beharrlich und konsequent die gesetzten Ziele zu verfolgen.
• Selbstständigkeit: Selbstmotivation und die Fähigkeit, unabhängig von einer etablierten Unternehmensstruktur zu arbeiten, sind wesentlich für den Erfolg.

Der Werdegang zum Interim Manager

Interim Management ist kein Ausbildungsberuf. Diese Tätigkeit zieht primär erfahrene Fachleute an, die in der Regel aus hochrangigen Positionen kommen und nun ihre Kompetenzen projekt- oder zeitbasiert anbieten. Oftmals jedoch haben Interim Manager einen akademischen Abschluss in Wirtschaft, Ingenieurwesen oder einem verwandten Feld. Außerdem bringen Sie praktisch immer langjährige Führungs- und Industrieerfahrung mit, in Verbindung mit einem nachweisbaren Track-Record in verschiedenen Unternehmen und Kulturen.

Interim Management: Abgrenzung zu anderen Beratungangeboten

Interim Management und Unternehmensberatung sind zwei unterschiedliche Ansätze zur Lösung von Herausforderungen in Organisationen mit folgenden Differenzierungsmerkmalen:

Umsetzungsorientierung versus Beratung

• Interim Management fokussiert sich auf die Umsetzung und das Management von Aufgaben innerhalb einer Organisation. Interim Manager übernehmen dabei oft eine aktive Rolle in der Unternehmensführung und sind für die direkte Implementierung von Lösungen verantwortlich.
• Unternehmensberatung bietet Expertenwissen und Beratungsleistung an, konzentriert sich dabei in der Regel auf die Analyse von Problemen, Entwicklung von Konzepten und Empfehlung von Strategien. Die Umsetzung der beratenden Maßnahmen obliegt meist dem Klientenunternehmen.

Interaktionsdauer

• Interim Management ist auf eine längerfristige temporäre Mitwirkung in einem Unternehmen ausgelegt, was die Dauer eines Projektes oder einer spezifischen Anforderung betrifft.
• Unternehmensberatung geht in der Regel von einem kürzeren Zeitrahmen aus, der sich nach der Erstellung und Übergabe eines Beratungsprojektes orientiert.

Einbindung in die Unternehmensstruktur

• Interim Manager sind häufig direkt in das Tagesgeschäft und die Entscheidungsstrukturen eines Unternehmens eingebunden und übernehmen Verantwortung für Geschäftsbereiche oder Projekte.
• Unternehmensberater arbeiten typischerweise von außen, analysieren Prozesse, Strukturen und Strategien und überlassen die Entscheidung und Umsetzung dem Management des Klientenunternehmens.

Spezialisierung und Aufgabenfeld

• Interim Management wird oft in Anspruch genommen, um spezifische Führungspositionen zu besetzen oder Fachexpertise in das Unternehmen zu bringen, die intern nicht vorhanden ist.
• Unternehmensberatung bietet ein breites Spektrum an Beratungsleistungen in verschiedenen Fachgebieten und Branchen.

Kostenstruktur

• Interim Manager sind häufig vergleichbar mit Mitarbeitern, die auf Zeit bezahlt werden und können sowohl kostenintensiv als auch kostensparend sein, abhängig von der Situation und dem vermeidbaren Einsatz permanenter Führungsrollen.
• Unternehmensberater verrechnen ihre Leistung oft auf Projektbasis oder in Tagessätzen, die alle Aspekte der Beratung abdecken und nicht direkt an den operativen Geschäftserfolg gebunden sind.

Vorteile für das beauftragende Unternehmen

Nachdem die Rolle, die Aufgaben und Anforderungen für das Interim Management geklärt sind, muss über die Unternehmensvorteile durch den temporären Einsatz eines Interim Managers gesprochen werden.

• Sofortige Verfügbarkeit: Interim Manager können häufig kurzfristig beginnen und somit auf dringende Bedürfnisse reagieren.
• Hohe Flexibilität: Sie sind für die Dauer des Bedarfs einsetzbar, ohne langfristige Verpflichtungen einzugehen.
• Umfassende Erfahrung: Interim Manager bringen meist langjährige und branchenübergreifende Erfahrungen mit.
• Objektivität: Als Externe haben sie keine Voreingenommenheit und können unparteiische Entscheidungen treffen.
• Effektivität: Durch Fokus auf operative Ergebnisse und Ziele tragen sie zu schnellen Erfolgen bei.
• Kostenkontrolle: Es entstehen keine langfristigen Personalkosten wie Pensionsansprüche oder Abfindungen.
• Wissens- und Kompetenztransfer: Mitarbeiter können von deren Kenntnissen und Erfahrungen profitieren.
• Krisenbewältigung: Sie sind oft spezialisiert auf Turnaround-Situationen oder das Führen durch Übergangsphasen.
• Projektmanagement: Sie können spezielle Projekte leiten, die außerhalb des regulären Geschäftsbetriebs liegen.
• Change Management: Sie unterstützen bei Veränderungen und stellen die Weichen für neue Strategien und Prozesse.

Prozess der Auswahl und Eingliederung von Interim Managern

Detaillierte Bedarfsanalyse und Marktdurchsuchung

Zunächst muss das Unternehmen die spezifischen Anforderungen, die mit der Interim-Position einhergehen, genau definieren. Darauf aufbauend erfolgt die Suche nach passenden Kandidaten, welche durch die Unterstützung von Personalvermittlungsagenturen erleichtert werden kann. Erfolgreiches Interim Management wird durch die passgenaue Auswahl mit Blick auf Branchenerfahrung, Fachwissen und Führungskompetenz gewährleistet.

• Branchenerfahrung: Der ideale Kandidat versteht die spezifischen Herausforderungen der Branche und bringt Erfahrungen mit, die dem Unternehmen helfen, seine Ziele effektiv zu erreichen.
• Fachkompetenz: Eine detaillierte Performance-Historie, die erfolgreiche Projekte und echte Resultate zeigt, ist entscheidend. Spezialisierungen in relevanten Bereichen wie Digitalisierung, Finanzen oder Rechtsfragen sind oft von großem Wert.
• Führungsfähigkeiten: Starke Führungsqualitäten ermöglichen es dem Interim Manager, Teams zu inspirieren, zu motivieren und effektiv durch den Change-Prozess zu führen. Kommunikationsstärke und emotionale Intelligenz sind dabei Schlüsselkompetenzen.

Strukturiertes Auswahlverfahren und Vertragsgestaltung

Die Sichtung potenzieller Kandidaten mündet in einem Auswahlverfahren, das durch Interviews und die Prüfung von Referenzen gekennzeichnet ist. Sobald ein passender Kandidat identifiziert ist, werden arbeitsvertragliche Details klar definiert und ein Rahmen für die Zusammenarbeit festgelegt. Eine fundierte Kommunikation mit transparentem und regelmäßigem Austausch haben höchste Priorität.

Onboarding: Integration für sofortige Wirkung

Nachdem der richtige Interim-Manager ausgewählt wurde, ist es wichtig, dass das Unternehmen für ein schnelles und effektives Onboarding sorgt. Eine gut abgestimmte Einarbeitung ist entscheidend für den sofortigen Einfluss des Interim-Managers.

• Einführung in die Unternehmenskultur: Um effektiv zu sein, muss der Interim-Manager schnell den „Puls“ des Unternehmens fühlen. Dazu gehört das Verständnis für die Werte, Arbeitsweisen und die bestehende Unternehmenskultur.
• Zugang zu Ressourcen: Interim Manager sollten vom ersten Tag an Zugang zu allen notwendigen Informationen und Ressourcen haben, um ihre Aufgaben erfolgreich ausführen zu können. Dies umfasst Zugang zu Systemen, Zugriffsberechtigungen und die Unterstützung durch Schlüsselpersonal.
• Transparente Ziele und Erwartungen: Es muss Klarheit darüber bestehen, was das Unternehmen vom Interim Manager erwartet, und welche Ziele prioritär sind. Dies schafft Fokussierung und ermöglicht es dem Interim Manager, seine Maßnahmen entsprechend auszurichten.

Best Practices: Prozesse, die den Erfolg sicherstellen

Um den Einsatz von Interim Managern zum Erfolg zu führen, sollten Unternehmen bewährte Verfahrensweisen anwenden:

• Regelmäßige Feedbackschleifen: Erstellen Sie Strukturen für kontinuierliches Feedback, um sicherzustellen, dass der Interim-Manager und das Unternehmen auf einer Linie sind und Anpassungen zeitnah vorgenommen werden können.
• Erfolgsbasierte Zielsetzung: Definieren Sie klare, messbare Erfolgskriterien, die sowohl den kurzfristigen Beitrag als auch den langfristigen Einfluss des Interim-Managers aufzeigen.
• Wissensmanagement: Stellen Sie sicher, dass das Fachwissen des Interim-Managers im Unternehmen verbleibt. Dokumentieren und teilen Sie gelernte Best Practices und Erfahrungen.

Kosten und Wert des Interim-Managements

Tagessatz eines Interim Managers

Die Kosten der externen Unterstützung variieren stark, je nach Erfahrung und Qualifikation des Interim-Managers sowie der Art des Einsatzes. In der Regel kann man mit einem Budget von mehreren tausend Euro pro Woche oder einem Interim-Manager-Tagessatz von ca. 1.500 EUR rechnen. Die Abrechnung erfolgt eher auf Tages- oder Projektbasis, denn auf Stundenbasis.

Trotzdem sollten Unternehmen bedenken, dass die Kosten für einen Interims-Manager oft niedriger sind als die langfristigen Ausgaben für eine interne Einstellung oder das Durchführen einer Neustrukturierung ohne externe Unterstützung.

Zudem können durch den schnellen Einsatz eines erfahrenen Managers Probleme zeitnah gelöst werden, was langfristig gesehen Einsparungen bringen kann.

Der Wert von Interim Managern für Unternehmen

Interim Management bietet Unternehmen messbaren Wert in mehreren Dimensionen:

1. Kostenersparnis: Im Vergleich zu einer dauerhaften Einstellung können Interim Manager kosteneffizient sein, da langfristige Gehaltsnebenkosten, wie Rentenbeiträge und Bonuszahlungen, entfallen. Genaue Kosteneinsparungen können durch Vergleich der Gesamtausgaben für einen Interim-Manager und die hypothetischen Kosten einer Festanstellung ermittelt werden.
2. Return on Investment (ROI): Die Wirksamkeit eines Interim Managers kann anhand von ROI-Kennzahlen gemessen werden, indem die zusätzlich generierten Umsätze oder reduzierten Kosten ins Verhältnis zu den Aufwendungen für das Interim Management gesetzt werden.
3. Zeit bis zur Produktivität (Time-to-Productivity): Interim Manager sind oft schneller in der Lage, produktiv zu werden als dauerhaft Neuangestellte, was die Zeit bis zur Erreichung von Leistungszielen verringert.
4. Projekterfolgsrate: Erfolgsraten von Projekten, die von Interim Managern geführt werden, können gegen standardisierte Projekterfolgsraten abgegrenzt werden, um den Einfluss auf die Projektleistung zu bewerten.
5. Durchlaufzeitenverkürzung: Bei der Prozessoptimierung kann die Verkürzung von Durchlaufzeiten ein Indikator für verbesserte Effizienz und daher für die Effektivität des Interim-Managements sein.
6. Mitarbeiterzufriedenheit und -bindung: Durch den Einsatz von Interim Managern, insbesondere in Krisensituationen oder Umstrukturierungsphasen, können die Mitarbeiterzufriedenheit sowie daraus abgeleitet die Mitarbeiterbindung positiv beeinflusst werden. Dies wiederum wirkt sich messbar auf Fluktuationsraten und Moral aus, entlastet also auch das Personalmanagement.
7. Kundenbindung und Kundenzufriedenheit: Interim Manager können dazu beitragen, die Kundenzufriedenheit zu steigern und die Kundenbindung zu verbessern. Diese Faktoren lassen sich durch Umfragen und Kundenfeedback quantifizieren.
8. Qualitätsverbesserungen: Qualität ist ein kritischer Wertfaktor in vielen Branchen. Verbesserungen können durch reduzierte Fehlerquoten, erhöhte Produkt- oder Dienstleistungsstandards oder durch Kundenfeedback gemessen werden.
9. Abschluss von kritischen Initiativen: Der Wert von Interim Managern kann auch durch die erfolgreiche Fertigstellung von zeitkritischen oder kritischen Initiativen bemessen werden, die ohne ihre Expertise möglicherweise verzögert oder unvollständig geblieben wären.
10. Risikominderung: In Fällen des Risikomanagements kann der Wert von Interim Managern durch die Minimierung von Ausfallwahrscheinlichkeiten, Verbesserung der Compliance-Raten oder Verringerung potenzieller finanzieller Verluste quantifiziert werden.

Diese messbaren Werte spiegeln sich in finanzabhängigen Kennzahlen und Leistungsindikatoren wider, die den direkten und indirekten Beitrag des Interim-Managements zum Unternehmenserfolg abbilden. Mehr zu Thema „Messbarkeit im Interim Management“ und „SMARTe Ziele im Interim Management„.