Kennzahlenbasierte, operative Frühwarnsysteme und ihre Merkmale

Operative Frühwarnsysteme haben einen entscheidenden Vorteil gegenüber der strategischen Frühaufklärung: Aufgrund der Betrachtung eines naheliegenderen Zeitraumes, liefert ein operatives Frühwarnsystem ein wesentlich handfesteres Ergebnis. Die Problematik der strategischen Frühaufklärung habe ich bereits im letzten Artikel kurz erklärt: Sie ist von Subjektivität und Interpretation geprägt. Egal welche Prognosen auch aufgestellt werden; in der Realität wird es doch immer ein bisschen anders kommen. Das operative Frühwarnsystem arbeitet hingegen mit konkreten Kennzahlen und Indikatoren – und genau darum soll es im heutigen Beitrag gehen. Allerdings gibt es auch hier nicht das eine operative Frühwarnsystem; man muss vielmehr zwischen unterschiedlichen Systemen unterscheiden. Der erste Schritt besteht folglich in der Differenzierung der unterschiedlichen Systeme.

Gemeinsame Merkmale von unterschiedlichen Systemen der operativen Frühwarnung und -erkennung

Operative Frühwarnsysteme sollen eine Prognose der zukünftigen Entwicklung liefern – reichen dabei allerdings maximal zwei Jahre nach vorn. Größere Zeitspannen fallen schon wieder in den Bereich der strategischen Frühaufklärung, und die Realität zeigt immer wieder, dass auch eine zweijährige Prognose schon zumeist sehr gewagt ist. Es kommt immer wieder zu Veränderungen am Markt, neue Trends entstehen, alte Trends reißen ein. Das kann mitunter in sehr kurzen Zeiträumen passieren, insofern sind auch die Prognosen der operativen Frühwarnung alles andere als amtlich. Grundsätzlich basieren operative Frühwarnsysteme ausschließlich auf Informationen, die in die Betrachtung miteinbezogen werden. Das klingt logisch, muss aber trotzdem noch einmal erwähnt werden, denn: Kennzahlen, die nicht miteinbezogen werden und Indikatoren, die nicht berücksichtigt werden, haben möglicherweise dennoch eine Auswirkung. Die Auswahl der Informationen, die Teil des Systems sein sollen, ist damit entscheidend für die Aussagekraft einer Prognose.

Operative Frühwarnsysteme auf Basis von Kennzahlen

Die Kennzahlenbasierte operative Frühwarnung sollte grundsätzlich erfolgen. In der Realität werden operative Frühwarnsysteme leider zu wenig eingesetzt. Ist ein solches System einmal etabliert, lässt es sich in Zukunft auch sehr viel einfacher nutzen, als beim ersten Mal. Dabei gibt es ein paar grundlegende Dinge zu beachten: Zum einen müssen die Kennzahlen über einen größeren Zeitraum hinweg ermittelt werden. Auf Basis einer einzelnen Kennzahl lässt sich keine Prognose erstellen. Kennzahlen müssen immer miteinander verglichen werden, damit sich überhaupt eine Entwicklung ablesen lässt. Es stellen sich also folgende Fragen:

1. Welche Kennzahlen liegen vor?
2. Welche Kennzahlen können sinnvoll verwendet werden?
3. Welche Kennzahlen liegen nicht vor, müssten aber eigentlich in die Betrachtung miteinbzeogen werden?

Die gewissenhafte Beantwortung dieser drei Fragen bedeutet nicht in allen, aber doch in vielen Unternehmen schon einen ganze Menge Arbeit. Meiner Erfahrung nach ist es ein seltener Glücksfall, wenn fast alle entscheidenden Kennzahlen unmittelbar abrufbar sind. Anschließend werden diese Kennzahlen in Gruppen zusammengefasst und hierarchisiert. Der Grund dafür: Sinddie Kennzahlensysteme zu einer Art Pyramide hierarchisiert, kann man sie von oben nach unten durchgehen. Gibt es eine (negative) Auffälligkeit, findet man in der Ebene darunter möglicherweise schon die Ursache bzw. die genaue Quelle der Auffälligkeit. Zur Erläuterung: Ein Liquiditätsproblem beginnt ja nicht bei der Liquidität. Vielmehr läuft etwas irgendwo schief, und das wirkt sich negativ auf den Cash-Bestand aus. Die Pyramide ermöglicht es, von der Wirkung zur Ursache zu kommen. Nun sind Soll-Ist-Vergleiche grundsätzlich vergangenheitsbezogen und sagen maximal etwas über die Gegenwart aus. Um aber auf die Zukunft schließen zu können, rechnet man hoch.

Die Hochrechnung von Kennzahlen zur operativen Früherkennung

Anhand von Hochrechnungen wird versucht, zukünftige Entwicklungen der Kennzahlen zu antizipieren. Dadurch wird aus dem Soll-Ist-Vergleich ein Soll-Wird-Vergleich. Mögliche Abweichungen vom Plan und deren Ausmaße lassen sich dadurch schon wesentlich früher abschätzen, als wenn man erst auf das Ende eines Zeitabschnitts warten würde, um einen Soll-Ist-Vergleich anzustellen. Die Problematik bleibt aber die Gleiche, wie bei der bloßen Betrachtung von Kennzahlen: Die Bezugs-Informationen stammen aus der Vergangenheit, obwohl die Ergebnisse eine Prognose liefern, bleiben sie damit vergangenheitsbezogen. Unnütz ist die Hochrechnung von Kennzahlen zur operativen Früherkennung deshalb nicht. Wurden bereits Gegenmaßnahmen eingeleitet, um einer Abweichung vom Plan entgegenzuwirken, kann diese Methode auch dazu genutzt werden, die Wirksamkeit der Maßnahmen zu ermitteln.