Operatives Wissensmanagement zum Know-How-Transfer zwischen Projektgruppen

Fallbeispiel für operatives Wissensmanagement

Über Wissensmanagement ist schon viel geschrieben worden. Was zunächst sehr trocken und akademisch klingt, hat aber zahlreiche, unterschiedliche Anwendungsbereiche. Von daher hat es mich gefreut, auch mal eine aktuelle, praktische Aufgabenstellung aus einem echten Unternehmen kennenlernen zu dürfen. Hier mal ein Beispiel für eine mögliche Herangehensweise.
Vor kurzem wurde ich mit folgender „Denksportaufgabe“ konfrontiert:

• Bei einer IT-Unternehmen muss innerhalb von 2-3 Monaten kunden- und projektspezifisches Know-How von einer Programmgruppe A in eine andere Gruppe B übertragen werden, obwohl beide Gruppen komplett im Tagesgeschäft eingebunden sind.
• Dabei ist das spezifische Abteilungs- und Bereichswissen, besonders zu berücksichtigen.
• Die Notwendigkeit dieser Aufgabe wurde durch das Management insbesondere dadurch unterstrichen, dass für die weiteren Folgeprojekte der Programmgruppe B der Know-Transfer von der Gruppe A zwingend notwendig ist.
• Die Organisationsverantwortung hierfür liegt bei einem Abteilungsleiter, der für fachübergreifende Aufgaben verantwortlich ist.
• Dieser hat aber eigentlich keine unmittelbar verfügbaren Ressourcen für die Organisation, Steuerung und Kontrolle der damit verbundenen Aufgaben verfügbar. Die unmittelbare Organisation und Koordination der damit verbundenen Aufgaben soll daher durch einen externen Wissensmanager erfolgen. Entsprechendes Budget hierfür wurde gesondert freigegeben.
• Darüber hinaus soll die Organisationsstruktur es zulassen, dass weitere externe Stakeholder wie Kunden, Berater und Lieferanten ebenfalls im rahmen von „virtuellen Team-Rooms“ eingebunden werden können.
• Die Programmgruppen und deren Mitarbeiter haben viel Erfahrung in der Nutzung von kollaborativen Werkzeugen wie Wikis, Sharepoints, Blogs, etc. Nur leider gibt es hierfür keine allgemein verbindlichen Standards.
• Demgegenüber aber haben beide Programmgruppen eigentlich keine Zeit für diese Aufgabe.
• Zusätzliche externe Ressourcen stehen zudem nicht zur Verfügung.

Die konkrete Aufgabenstellung hierzu lautete dann: Wie könnte eine erste Lösungsskizze aussehen?

Vorläufige Auftragsklärung

Vorläufige Auftragsklärung zur operativen Wissensmanagement-Aufgabe

Absicht des Managements

Absicht des Managements ist es, den Know-How-Transfer von Gruppe A zu Gruppe B innerhalb der nächsten 2-3 Monate parallel zum eigentlichen Tagesgeschäft durchzuführen, um damit das bereits bereits gewonnene Programm-KnowHow auch für die nachfolgenden Aufgaben der Gruppe B umfassend zu nutzen und weiterzuentwicklen.

Wesentliche Leistung

Wesentliche Leistung des Wissensmanagers wird es daher zunächst einmal sein, schnellstmöglich die notwendigen Handlungsfelder und Zeitfenster zu identifizieren und realistische Handlungsoptionen für die Entscheidungsträger vorzubereiten, so dass das relevante Know-How der Programmgruppe A parallel zum Tagesgeschäft an den richtigen Ort/ Mitglied der Programmgruppe B übertragen wird.

Auflagen

Folgende bisher bekannte Auflagen sind besonders zu berücksichtigen:

• Abschluss Know-How-Transfer in spätestens 12 Wochen
• Arbeiten haben parallel zum eigentlichen Tagesgeschäft zu erfolgen
• Einbindung von explizitem Abteilungs- und Bereichs-Know
• Kollaboratives Arbeiten via virtueller „Team-Rooms“
• Keine zusätzliche finanziellen und personelle Ressourcen

Ergänzende Annahmen

Für die weiteren Überlegungen sind folgende grundsätzliche Annahmen zusätzlich zu berücksichtigen, bzw. regelmäßig zu überprüfen:

• Das Management ist bereit, falls erforderlich, durch entsprechende Umpriorisierung von Aufgaben, zusätzliche Zeit zur Verfügung zu stellen
• Die Verantwortlichkeiten für das jeweilige Fachwissen sind in beiden Gruppen geklärt
• Die informellen Informationsstrukturen sind bekannt und verfügbar
• Mitarbeiter und die externen Stakeholder sind erfahren im Umgang mit kollaborativen Kommunikationswerkzeugen
• In beiden Gruppen bildet ein gemeinsames Vertrauen auf die gegenseitigen Stärken der Mitglieder die Basis der Zusammenarbeit

Kritischer Informationsbedarf

• Das Management sollte den Schwerpunkt und die Prioritäten für den Know-How-Transfer vorläufig festlegen
• Der zuständige Abteilungsleiter sollte die notwendigen Rahmenbedingungen hinsichtlich der verfügbaren Ressourcen, Fähigkeiten und Organisationsmittel für die Vorbereitung, Durchführung und Nachbereitung skizzieren
• Der Programmleiter A sollte den Umfang des zu transferierenden Know-Hows festlegen und dabei insbesondere die Unterscheidung zwischen impliziten und explizitem Wissen treffen
• Der Programmleiter B sollte seine Vorstellungen für die Übernahme des Know-Hows beschreiben und insbesondere die dafür notwendige Kommunikationsplattform festlegen
• Der Wissensmanager sollte schnellstmöglich die Schlüsselaktivitäten, -partner und -ressourcen identifizieren

Leitfragen bzw. Was ist vorranging zu prüfen?

• Welches Know-How – unterschieden in explizit und implizit – muss bis wann spätestens von wo zum wem transferiert sein?
• Wer sind die entscheidenden Schlüsselakteure, was sind deren Bedürfnisse für ihre jeweilige Handlungsfreiheit und mit welchen Maßnahmen sollten diese daher bestmöglich unterstützt werden?
• Welche Zeitfenster für Vorbereitung, Durchführung und Nachbereitung sind bis wann durch wen zu nutzen und bis wann sind welche grundsätzlichen Entscheidungen zu treffen?
• Welche Erfolgs- und Risiko-Kriterien sind bei der Bewertung unterschiedlicher Handlungsmöglichkeiten als „Mess- und Kontrollkriterien“ zu berücksichtigen?
• Welche Rahmenbedingungen sind dazu notwendig, dass die Mitarbeiter über Projekt-/ Programm-/ Abteilungs- und/ oder Bereichsgrenzen miteinander kommunizieren und bereit sind ihr Wissen preis zu geben?
• Welche Maßnahmen sind notwendig, dass eine für den Erfolg des Wissenstransfer wichtige Kultur des Vertrauens entwickelt bzw. sichergestellt wird?
• Welche Expertennetzwerke sind dazu miteinander zu verbinden?
• Welche Kommunikationsplattform soll hierfür als führendes System dienen?
• Auf welche Art und Weise soll der Einsatz des externen Wissensmanager beendet werden?

Vorläufiger Arbeits- und Zeitplan

Vorläufiger Arbeits- und Zeitplan für operative Wissensmanagement-Aufgabe

Fundstück – Durchdringendes Wissensmanagement
auf Basis von MS-Sharepoint

Zum Abschluss bzw. als Ausblick noch eine sehr interessante Präsentation zum aktuellen Nutzungsstand von MS-Sharepoint 2013 als gemeinsame Wissensmanagement- und Kommunikationsplattform: